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想要高效使用時間

先要提升你的時間感知

 

你有沒有那種感覺,每天下班后,癱在床上刷微博、抖音,時間常常不知不覺就過去兩三個小時。你很容易就晚睡,然后第二天又昏沉沉地陷入惡性循環。

 

這都是對時間流逝的感知能力不強,是無法高效利用時間的第一大障礙。

 

所有高效使用時間的人,總能敏感地感覺到時間流逝。在他們眼中,哪怕是一分鐘,都可以做很多事情,每一分鐘都充滿了無限可能性。

 

所以要想提高時間使用效率,那你最應該先做的事情,就是強化自己的時間感,提升自己對時間的敏感度。

 

有四個方法介紹一下:

 

1、一分鐘法則

 

“一分鐘法則”建議整體改變的你時間單位,把一天24 小時,換算成1440分鐘。從而刺激你對事件的敏感性,同時也可以讓你更重視每一分鐘的使用。

 

那你可能會好奇,為什么不是把一天按小時或者秒來計算呢?因為秒流逝的過程非常快,小時又非常慢,相對而言,只有對分鐘你的感受能力是最強的。

 

一旦你開始重視起每一分鐘,你管理起時間也就變得更容易

 

2、要事原則

 

要事法則其實就講了一件事情:時間管理在于優先

 

很多人喜歡把自己的日程表塞滿,但精英人士總是優先思考任務的價值,以及待辦事項的優先權。

 

美國女子足球隊的冠軍守門員布里亞娜·斯卡莉曾說,她會在奧運會的前6個月里,把一切都跟得到金牌這件事掛鉤。

 

在做任何事之前,她都會問自己,這件事情能幫助我得到金牌么?如果答案是能,她就會將所有的時間和精力都集中在這件事情上。如果不能,她就會果斷放棄這件事。

 

另外,你一定要好好利用早上的兩個小時,用早上最高效的兩小時來完成一天中最重要的事情。一定不要用到不重要的事情上,比如回復郵件、簽收訂單、整理辦公桌等等。

 

因為心理學家研究發現,絕大多數人都是在這個時間段里,大腦的工作效率最高,我們應該坐到辦公室里,把手機調成靜音,關掉社交軟件,然后專心致志地投入到那件最重要的事情上。

 

3、二八法則

 

什么是二八法則呢?

 

著名意大利經濟學家帕雷托偶然發現,在他的花園中,80%的健康豌豆莢是從20%的豌豆植株上收獲的。

 

這個發現引起了他對不均勻分配的思考,比如80%的土地為20%的人口所擁有,80%的財富被20%的人所壟斷等等。這就是著名的二八法則,也被稱為帕雷托法則。

 

我們不要想著怎么把24小時全部充分利用起來,而是去尋找捷徑,分辨出哪些事情能帶給你超額回報。

 

你可以把手頭自己的事情全部都列出來,仔細觀察所有的事項,思考做哪些20%的事情,可以撬動剩下的80%。

 

二八法則是要求我們學會適當地“偷懶”。當然這并不是真的讓你去偷奸耍滑,而是指合理地進行取舍和分配,尤其是在多項工作同時進行的時候,更要識別出最有價值的那20%,并以此為工作重心。

 

4、拒絕法則

 

“拒絕法則”,就是對于那些不是工作重心的80%,要懂得說“不”。

 

巴菲特曾說過,“成功人士和非常成功的人士之間的區別就在于,非常成功的人士幾乎對所有事情都會說不”。其實大多數情況下,我們都知道對于自己來說最重要的事情是什么,但就是過不了情感那一關。

 

有研究表明,知識工作者平均有41%的時間都花在了自己并不想做的事情上,這些事情本來是可以安排給別人做的。

 

一方面,很多人認為忙碌起來,會讓自己覺得自己很有充實感;

 

另一方面,拒絕別人的時候,很多人會有內疚感。

 

其實只需問自己幾個簡單的問題,比如哪些工作是我可以完全不做?哪些工作是可以拒絕的?哪些工作是可以分派或者外包出去的?就能節省出相當多的時間。

 

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分秒必爭,如何降低你的時間損耗?

 

1、任務清單正在誤導你

 

現在很多人特別喜歡任務清單,就是把每天的要做的事都羅列出來,完成一件,勾掉一件。

 

但作者發現,成功人士的第一個時間管理法則,就是丟掉任務清單:“喬布斯難道會制定一個任務清單,然后不停打鉤?”。

 

弗羅里達州立大學的研究者表明,那些清單上未完成的任務,會給制定者造成精神上的緊張感,列滿代辦事項的清單本只會告訴你“你還有很多事情沒有做”,使你壓力倍增。

 

而且任務清單不能將任務進行重要性區分,因此當你看了單子之后,你更有可能去選擇那些快速、簡單的任務,而不是重要的任務。

 

所以更好的做法是,將任務安排在日程表上,同時按照重要的程度進行排序。你完全可以按照重要性從頭到尾進行工作,也能為各項任務準確劃分開始和完成的時間,解放你的大腦,幫你減輕壓力。

 

2、給自己設置工作主題日

 

你還可以利用設定主題日的方式,來提高自己管理時間的效率。比如,安排每隔兩天進行“一對一會議日”;每個月5、15、25為“無會議日”等等。

 

推特的聯合創始人杰克·多西說,有段時間他要在兩家公司全職工作,一天需要工作16小時,他的高效秘訣就是規定每天的主題。

 

周一他會專注于管理和運營;周二則主要關注產品;周三關注市場營銷、溝通交流和發展等等,盡管這期間他也會受到突發事件的干擾,但在快速處理這些干擾后,他依舊會按照自己的主題日計劃進行。

 

3、用“記筆記”管理時間

 

除了日歷以外,記筆記也是一個很好的時間管理方法。在這個信息爆炸的時代,絕大多數信息都沒有什么價值,卻在不停地分散我們的注意力,浪費時間。

 

用紙質筆記本記筆記,把你零碎的想法記錄下來,而不是讓零碎的想法浪費你的時間,同時還能夠把你的優質想法沉淀下來。

 

筆記本就好比你大腦外接u盤,在上面記錄得越多,就會有越多的精力去處理其他信息,提升思考效率。

 

4、高效處理外部信息,提升時間利用效率

 

我們還可以通過高效處理外部信息來管理時間。

 

在現代職場中,處理外部信息如郵箱和微信、QQ信息,會占用我們大量時間。

 

著名咨詢公司麥肯錫調查現實,現代白領每天要花費2.6個小時在處理郵件上,這占據每天工作時間的25%以上。想把這些時間奪回來,我們要快速地從一大堆郵件和微信中捕捉最有效的信息,避免過度干擾。

 

作者建議我們可以采取以下幾個辦法:

 

取消廣告郵件,關閉所有的郵件消息提醒,因為郵件并不是一種很緊急的溝通形式,消息提醒會干擾你的注意力;

 

每小時只檢查一次微信,只在規定時間內檢查微信,確保自己精力集中,不受干擾;

 

寫郵件和信息也一定要簡短,這樣既尊重別人的時間,也尊重自己的時間;

 

盡可能不要給別人發微信語音,防止自己信馬由韁的說話,也防止浪費別人時間:

 

每次點開郵件或信息就做及時處理,因為這次不處理的話,下次再點開,你又要再讀一遍,耗費了多讀一遍的時間。

 

作者還提到,通過管理節省下來的時間,可以稱之為“自我時間”,最好利用這部分時間可以用來提升一整天的幸福感。

 

作者發現,那些取得輝煌成就的人每天都有一定的自我時間,比如享受早餐、做運動、冥想或者讀書,他們會選擇在這段時間里充分調整自己的狀態。

 

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如何打造自己的時間管理系統?

 

作者提出了一個E-3C系統,這個系統能幫助你快速行動起來。

 

1、如何管理你的精力?

 

這里的E是Energy,也就是精力管理系統。

 

精力,你也可以理解為一種能量,包括我們的情緒能量、體力能量、思維能量等等。作者認為,我們的時間是固定的,但我們生產效率是可變的,管理精力就是提高生產效率的秘訣。

 

研究表明,我們的精力不是持續不變的,而是會隨著使用衰減。那要如何一直保持旺盛的精力呢?

 

辦法很簡單,那就是保證充足的睡眠,盡量可能的少飲酒、多喝水、堅持運動,定時休息。

 

比如書中寫到一位叫莫妮卡的作家,她經過努力,把寫作速度從每小時600字,大幅度提高到了每小時3500字。進步是非常驚人的,相當于把工作效率提高6倍。

 

她的秘訣是什么呢?就是每工作25分鐘后,就休息5分鐘。這個方法看起來很簡單,卻就能保證在一天之中,能有更長時間的擁有充沛的精力。

 

有時候,她還會將寫作方式從鍵盤打字換成口述,用來緩解手指和手腕的不舒服。

 

通過這些改變工作習慣的方法,可以讓她長時間穩定地輸出。想要做到高效,不僅要做好時間管理,更要做好精力管理。

 

2、如何保持專注,打敗拖延癥?

 

E-3C系統里的3C是指Capture、Calendar、Concentrate,翻譯成中文是捕捉、日歷和專注。

 

捕捉的意思是利用筆記本隨時捕捉新思路,把大腦的負荷轉移到筆記中去。

 

日歷是指通過設計日程和主題日來進行時間管理。前兩者我們已經介紹過了,我們重點關注一下如何保持專注。

 

不專注的人最明顯特征就是拖延,明明可以1小時搞定的工作,常常要花一天才勉強做完。想要變得專注,節約出更多的時間,就必須打敗拖延癥。

 

具體怎么做呢?

 

1、多考慮拖延帶來的長遠后果。你可以設想,假如你現在逃避繁重的任務,而去追求一時的愉悅,那在將來的某個時刻,你會因為此受到什么樣的懲罰。

 

2、積極地進行心理暗示、不斷強調你現在所做的事情對實現目標的重要性,從源頭杜絕拖延癥。

 

3、給自己一個明確的截止時間。

 

當沒有截止日期時,你總會覺得還有很多時間去處理任務,就會放縱自己。比如Facebook首席運營官桑德伯格,她每天下午5點半,都會準時下班回家吃飯,這并不代表她不熱愛工作,而是這樣做能使她在上班時間里高度專注。

 

4、抱著“凡事只做一次”的心態,也更容易自己專注其中。很多時候我們不能一次性把事情做好,結果就是反反復復地修改,自然極其浪費時間。

 

掌握了這些法則,相信可以讓你每天多出幾十分鐘甚至幾個小時的時間,并且擁有更好的精神狀態。

 

沒有人的管理時間方式是完全一樣的,但是都有可借鑒的地方。希望你能好好實踐,能把這些法則真正應用在實際生活上。

 

 

 

 

 

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